Pracodawca nie ma już obowiązku przetrzymywać akt pracownika

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowników, w tym kierowców, dotyczą m.in. krótszego utrzymywania archiwum.

W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Nowelizacja wprowadza przede wszystkim dwie istotne zmiany: skrócenie 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwość jej prowadzenia w wersji elektronicznej.
Należy również zaznaczyć, że na podstawie zmienionej ustawy, preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Z początkiem roku weszło w życie także nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie precyzuje, w jaki sposób powinna nastąpić elektronizacja dokumentacji pracowniczej.

Przede wszystkim ten akt sprawy stawia wymogi odnoszące się do systemu teleinformatycznego, który musi zapewniać:
1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozporządzeniu;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na zabezpieczenie, w sposób ciągły, dokumentacji pracowniczej, które może osiągnąć tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2) jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3) jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę obowiązana jest sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieścić w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca obowiązany jest stosować odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

radca prawny
Marek Kliś
Kancelaria Transportowa Koben
www.koben.pl