Jak zmienia się rola fleet managera, kiedy firma rozpoczyna współpracę z CFM?

- Własne zarządzanie jest zastępowane przez wyspecjalizowane usługi a zakres zadań fleet managera, w takim przypadku ulega przekształceniu, co nie oznacza, że przestaje on być potrzebny. Z roli administratora floty zaczyna on pełnić ważną rolę managera - mówi Anna Wiśniewska, Head of Business Develpment, LeasePlan Fleet Management Polska.

Zmiana obowiązków nie oznacza redukcji stanowiska. Manager odpowiedzialny dotąd za zakup i sprzedaż samochodów, współpracę z serwisami, zarządzanie kartami paliwowymi, czy negocjowanie warunków usług flotowych oraz ubezpieczeniowych z ogromną liczbą dostawców, może zadania te w całości lub częściowo oddelegować do firmy CFM. Z roli administratora floty zaczyna on pełnić ważną rolę managera. Oznacza to, że nie musi tracić czasu na organizowanie całego procesu zarządzania flotą, za niego robi to firma CFM. On sam nadzoruje tę pracę. Pozwala mu to zaoszczędzić czas i skupić się na rozwijaniu i doskonaleniu polityki flotowej w firmie, a także wprowadzaniu i doskonaleniu procedur w kontaktach zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem CFM. Ma czas na opracowanie i realizację programów motywacyjnych dla użytkowników, na budowanie świadomości w zakresie bezpieczeństwa czy ekologii.

Od strony dostawcy usług CFM fleet manager jest widziany w roli suprevisora, kontrolera, osoby firmującej wewnętrznie współpracę z firmą CFM, odpowiada za realizację postanowień umownych, przekazuje swoim użytkownikom ogólne wytyczne, instrukcje. Jednak bieżący kontakt z użytkownikami w codziennych sprawach coraz częściej jest przejmowany przez CFM, by oszczędzić czas fleet managerowi, który dzięki temu przestaje być jednoosobowym call centre dla użytkowników W tym celu firmy CFM rozwijają aplikacje mobilne, serwisy dedykowane dla użytkowników. LeasePlan, ze swojej strony, poza zarządzaniem flotą sensu strice, wspiera fleet managera w ramach jego obowiązków, np. przy konstruowaniu budżetu, raportowaniu, zbieraniu danych do analiz.

Zmiana roli FM wraz ze współpracą z CFM to także zmiana jego profilu w kierunku analitycznym, patrzenia na flotę od strony statystycznej, analizy i wyciągania wniosków. I tak, zamiast angażować się w likwidację szkód, analizuje szkody, powody, zachowania użytkowników i wprowadza odpowiednie zmiany. Tym samym może też skupić się np. na generowaniu dodatkowych oszczędności, a nawet wypracowywaniu zysków dla firmy.

Na zewnętrzne zarządzanie coraz częściej decydują się też małe i średnie przedsiębiorstwa, gdyż mogą w ten sposób znacznie ograniczyć koszty administracji. Chodzi nie tylko o koszty obsługi związanej z samym zarządzaniem flotą, ale także koszty księgowości, HR, jak również czas poświęcony przez dyrektora lub prezesa firmy na negocjowanie warunków kredytu, umów czy planowanie odnowień floty.

Warto poruszyć też sprawę odpowiedzialności karnej fleet managerów za pracowników korzystających z samochodów służbowych. Choć na polskim gruncie nie mieliśmy jeszcze do czynienia z zarzutami prawnymi wobec fleet managerów z tytułu niedopełnienia obowiązków, to trzeba pamiętać o tym, że ich praca wiąże się z wielopłaszczyznową odpowiedzialnością, także prawną. Dobrze napisana polityka flotowa, przedstawiana użytkownikom samochodów, pozwala na skuteczne ograniczenie ryzyk takich, jak m.in. dopuszczenie do jazdy samochodu niesprawnego, bez ważnych dokumentów, dopuszczenia do prowadzenia pojazdu osobę bez wymaganych uprawnień etc. Powinny znaleźć się w niej m.in. zapisy zobowiązujące użytkownika do przestrzegania obowiązujących przepisów czy określające zasady serwisowania i kontroli stanu technicznego pojazdów.

Chociaż CFM na początku może w oczach fleet managera jawić się jako zagrożenie jego pozycji w firmie, to w konsekwencji okazuje się wartościowym partnerem, który zdejmuje żmudne obowiązki administracyjne, wspiera procesy zarządzania flotą w firmie, służy doradztwem i wiedzą ekspercką. Ponadto firma ma możliwość korzystania z rozwiązań flotowych wypracowanych przez CFM bez angażowania własnych środków, co generuje dodatkowe oszczędności.

Anna Wiśniewska, Head of Business Develpment, LeasePlan Fleet Management Polska

4trucks.pl / LeasePlan Fleet Management Polska