poniedziałek, 07 października 2013

Przygotowanie do kontroli ITD

W myśl art. 84 Ustawy o transporcie drogowym tj. z dnia 14 września 2012 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265) co najmniej raz na 5 lat organy udzielające zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, licencji, zezwolenia lub wydające zaświadczenia o wykonywaniu przewozów na potrzeby własne są uprawnione do kontroli przedsiębiorcy w zakresie spełniania wymogów będących podstawą do wydania tych dokumentów.

Zgodnie z art. 48 UTD uprawnienia kontrolne zostały przyznane Inspekcji Transportu Drogowego a szczegółowy zakres zadań Inspekcji został wymieniony w art. 50 wspomnianej ustawy.

Kontrola w przedsiębiorstwie poprzedzona jest zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli określającym min przedział czasowy objęty kontrolą, termin, wykaz dokumentów, które należy przygotować. Są to m.in.
- dokumenty związane z dostępem do rynku np. licencja wraz z wypisami,
- wykaz pojazdów i przyczep/naczep zgłoszonych do licencji wraz z dowodami rejestracyjnymi, ubezpieczeniami OC oraz dokumentami potwierdzającymi prawo do dysponowania pojazdami,
- wykaz wszystkich zatrudnionych w przedsiębiorstwie pracowników,
- wykaz zatrudnionych lub wykonujących przewozy w firmie kierowców,
- kserokopię badań lekarskich kierowców, orzeczeń psychologicznych, kursów na przewóz osób/rzeczy, prawa jazdy,
- wykresówki kierowców wykonujących przewozy drogowe,
- zapisy z tachografów cyfrowych oraz z kart kierowców,
- dokumenty rejestrowe takie jak: wypis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, zaświadczenie o nadaniu NIP i Regon,
- faktury z okresu objętego kontrolą związane z przewozem drogowym.

Inspekcja Transportu Drogowego ma uprawnienia do kontrolowania dokumentacji przedsiębiorcy 12 miesięcy wstecz jednak ten okres może być krótszy.

Zebranie i uzupełnienie dokumentacji wymienionej w zawiadomieniu jest niezwykle istotną kwestią mającą znaczący wpływ na przebieg i wynik kontroli. Regularna analiza tarcz tachografów oraz wczytów danych cyfrowych z kart kierowców a także szkolenia kierowców i kadry zarządzającej przez specjalistów w dziedzinie prawa transportowego pozwala uniknąć lub zminimalizować dotkliwość finansowych konsekwencji po zakończeniu czynności kontrolnych. Bez odpowiedniej wiedzy z zakresu prawa transportowego, przepisów unijnych, prawa pracy oraz Ustawy o czasie pracy kierowców kontrola może zakończyć wymierzeniem maksymalnej kwoty kary, która zgodnie z art. 92a ust .1 Ustawy o transporcie drogowym może wahać się między 15000 zł a 40000 zł. W większości przypadków podstawą nałożenia kary pieniężnej są nieprawidłowości wykazane na wykresówkach oraz plikach cyfrowych wynikające z przekroczeń norm prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków oraz niewłaściwego użytkowania tachografu. Niejednokrotnie wykresówki, które mają być poddane kontroli nie zawierają podstawowych wpisów ręcznych, np. obrysów dokumentujących pełną aktywność kierowcy w dobie, dojazdów do pojazdu jeśli pojazd nie znajdował się w bazie przedsiębiorstwa ani w miejscu zamieszkania kierowcy, danych typu: imię, nazwisko, nr rejestracyjny pojazdu a te na pozór drobne „błędy” skutkują karami między 50 zł a 300 zł za każdą wykresówkę, dzień lub brak każdego z przepisowych wpisów. Należy pamiętać aby udokumentować aktywność kierowcy w każdej dobie, dni wolne oraz dni pracy biorąc pod uwagę dane zawarte na wykresówkach, w zaświadczeniach o działalności , dane znajdujące się na karcie kierowcy oraz w dokumentacji personalnej np. we wnioskach urlopowych. Kolejną czynnością pozwalającą uniknąć lub zmniejszyć wymiar kar jest skontrolowanie na rewersach wykresówek prawidłowych opisów art. 12 Rozporządzenia 561/2006 oraz dołączenie do plików cyfrowych wydruków z tachografu cyfrowego dokumentujących przyczynę wystąpienia naruszenia opisaną na odwrocie wydruku przez kierowcę. Nierzadko znaczny wpływ na wynik kontroli w przedsiębiorstwie ma naruszenie obowiązku wczytywania danych z karty kierowcy (500 zł za każdego kierowcę) oraz wczytywania danych z tachografu cyfrowego (500 zł za każdy pojazd). Kontrola przewoźnika realizującego przewozy regularne osób na liniach do 50 km nakłada obowiązek przedstawienia zgodnie z art. 31e tj. z dnia 30 sierpnia 2012 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 1155) rozkładów czasu pracy kierowców tzw. harmonogramów. Przygotowanie prawidłowych harmonogramów czasu pracy kierowcy, zawierających wszystkie wymagane pozycje, zgodnie z normami czasu jazdy, przerw i odpoczynków na liniach do 50 km jest sprawną niezwykle trudną . Ważnym elementem poprawnych rozkładów czasu pracy kierowcy jest ujęcie wszystkich kursów z obowiązującego rozkładu jazdy oraz przewozów innych niż wskazanych w rozdziale 4a Ustawy o czasie pracy kierowców. Za brak wymienionego dokumentu w przypadku kontroli w przedsiębiorstwie grozi kara w wysokości 2000 zł.

Od 16 lipca 2013 roku do zadań Inspekcji Transportu Drogowego należy również kontrola:
- przestrzegania tygodniowego wymiaru czasu pracy przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe na jego rzecz, o którym mowa w art. 26c Ustawy o czasie pracy kierowców,
- prowadzenia ewidencji czasu pracy wyżej wymienionej grupy kierowców, art. 26d Ustawy o czasie pracy kierowców,
- przestrzegania norm dotyczących przerwy wynikającej z art. 13 ust. 1 Ustawy o czasie pracy kierowców.

Znajomość praw przysługujących przewoźnikowi w dużym stopniu pozwoli zmniejszyć zdenerwowanie towarzyszące przygotowaniu się do kontroli oraz samej kontroli Inspekcji Transportu Drogowego. Przedsiębiorca ma możliwość w przypadku nieobecności w dniu przeprowadzenia czynności kontrolnych wyznaczyć pisemnie osobę upoważnioną do jego reprezentowania lub przesunąć termin kontroli z ważnych przyczyn np. braku możliwości zgromadzenia i przygotowania dokumentacji w wyznaczonym czasie lub wyjazdu służbowego. Kontrolowany przewoźnik może wyrazić zgodę na przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie Inspekcji Transportu Drogowego a w przedsiębiorstwie odbywa się jedynie pobranie dokumentacji podlegającej kontroli. W innej sytuacji kontrola przebiega w siedzibie przedsiębiorstwa transportowego. Przewoźnik ma również możliwość w ciągu najbliższych dni od dnia rozpoczęcia kontroli donieść lub uzupełnić braki w dokumentacji . W przypadku konieczności realizowania przewozów i nieprzedstawienia oryginałów np. wypisów z licencji, zaświadczeń, zezwoleń przedsiębiorca okazuje do kontroli kserokopię wymienionych dokumentów, które potwierdza za zgodność z oryginałem. Przygotowanie do kontroli ITD faktur z całego okresu kontrolnego, nie zawsze musi oznaczać dostarczenie wszystkich segregatorów zawierających faktury sprzedażowe, zakupowe i inne. Jeszcze przed kontrolą lub w dniu jej rozpoczęcia można ustalić z Inspektorem, które faktury należy przedstawić.

Wiedza z zakresu zmieniających się przepisów prawa transportowego, umiejętność powiązania ze sobą uregulowań prawnych zawartych w rozporządzeniach unijnych, prawie pracy , doświadczenie w codziennych problemach dotykających przedsiębiorstwa transportowe, systematyczna kontrola dokumentacji firmowej i przestrzegania norm prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków kierowców, właściwe przygotowanie się do kontroli ITD pozwala uniknąć sankcji finansowych lub znacznie zmniejszyć ich wymiar.

Pełny tekst artykułu pt. "Przygotowanie do kontroli ITD" opublikowany jest na łamach październikowego numeru czasopisma "TSL Biznes".


4trucks.pl / www.arena561.pl


UWAGA!!!
Aby korzystać z serwisu www.4Trucks.pl, należy włączyć obsługę JavaScript w przeglądarce.