Zarządzanie flotą – nowa rola fleet managera

Zarządzanie flotą – nowa rola fleet managera

fleet-manager_600

Coraz więcej firm podejmuje decyzję o zmianie sposobu zarządzania flotą. Kiedy zarządzanie własne odchodzi w przeszłość i jest zastępowane przez wyspecjalizowane usługi firm Car Fleet Management, zmienia się również rola fleet managera.

Zmianie ulega przede wszystkim zakres jego obowiązków.  Wcześniej fleet manager był odpowiedzialny za wszelkie sprawy administracyjne związane z obsługą floty, jak zakup i sprzedaż samochodów, koordynowanie oraz nadzór współpracy z serwisami, czy zarządzanie kartami paliwowymi. W jego kompetencjach leżało również negocjowanie warunków z bardzo dużą liczbą dostawców usług flotowych oraz z firmami ubezpieczeniowymi. W momencie unowocześnienia sposobu zarządzania flotą z  jej administratora organizującego cały proces zarządzania, staje się on koordynatorem współpracy z firmą CFM. Dzięki przejęciu spraw administracyjnych przez leasingodawcę, fleet manager kontaktuje się często tylko z jednym dostawcą. Pozwala mu to skupić się na doskonaleniu polityki flotowej w firmie oraz na wprowadzaniu i doskonaleniu procedur w kontaktach zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem CFM. To osoba będąca kontrolerem, nadzorująca współpracę z firmą CFM.

W krajach zachodnich, gdzie CFM jest znacznie bardziej rozpowszechniony, stanowisko fleet managera jest często przekształcane na stanowisko leasing managera. Tego typu krok jest niejako usankcjonowaniem roli osoby odpowiedzialnej za flotę po stronie klienta, jako administratora kontraktów leasingowych oraz koordynatora współpracy z dostawcą CFM. Dużym ułatwieniem dla fleet managera okazują się także dodatkowe infolinie dla użytkowników jak dodatkowe Assistance firmy wynajmu zapewniające 24h wsparcie dla użytkowników, bezpośredni dostęp do samochodów zastępczych a nawet likwidację szkód. Również w zakresie raportowania może liczyć na duże ułatwienia, ze względu na dostęp do zewnętrznych raportów, przygotowywanych przez leasingodawcę. W szczególności dotyczy to zestawień szkodowości floty, czy też monitorowania tzw. zachowań nietypowych jak tankowanie większej liczby litrów, niż pojemność baku danego auta itp.


- Z naszego doświadczenia wynika, że najwięcej pracy przysparzają fleet managerom sprawy administracyjne związane z codziennym zarządzaniem flotą. Najbardziej odczuwalne są one w momencie, kiedy firma nie korzysta z outsourcingu. Wtedy manager jest odpowiedzialny między innymi za proste i czasochłonne czynności administracyjne takie jak obieg dokumentów, sprawy administracyjne (np. rejestracje samochodów) czy autoryzacje wszystkich napraw i kosztów . Kolejną kwestią przysparzającą fleet managerom problemów jest raportowanie. Samodzielne zbieranie danych do analiz jest bowiem zadaniem bardzo mozolnym i czasochłonnym -  mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan.

Odpowiedzialność karna fleet managerów za pracowników korzystających z samochodów służbowych to nowe zagadnienie w polskim prawie. Choć na polskim gruncie nie mieliśmy jeszcze do czynienia z zarzutami prawnymi wobec fleet managerów z tytułu niedopełnienia obowiązków, to trzeba pamiętać o tym, że ich praca, to nie przelwki. Źródła takich obowiązków można poszukiwać w art. 179 kodeksu karnego i w art. 96 kodeksu wykroczeń.

Dobrze napisana polityka flotowa, przedstawiana użytkownikom samochodów, pozwala na skuteczne ograniczenie powyższych ryzyk. Powinny znaleźć się w niej m.in. zapisy zobowiązujące użytkownika do przestrzegania obowiązujących przepisów czy określające zasady serwisowania i kontroli stanu technicznego pojazdów. Podsumowując  - CFM z pewnością nie jest odpowiedzią na wszystkie bolączki managerów floty, jednak współpraca z dobrym partnerem jest w stanie zdjąć z głowy fleet managerów dużo obowiązków administracyjnych i pozwolić im skupić się na globalnej odpowiedzialności za swoją flotę.

 
Źródło:  LeasePlan Fleet Management (Polska)