Od kilku dni do 1,5 godziny ...
... czyli jak zmieniła się odprawa celna
Długopis, kalkulator, maszyna do pisania, brudnopis, dwa grube tomy taryfy celnej i kilka formularzy dokumentów odpraw celnych SAD (Jednolity Dokument Administracyjny), tak wyglądały moje narzędzia pracy, gdy rozpoczynałem swoją przygodę z zawodem agenta celnego, a był to rok 1994.
Doskonale pamiętam swoje pierwsze doświadczenia z tematyką celną. Egzamin państwowy w Głównym Urzędzie Ceł, a zaraz po nim zatrudnienie w agencji celnej w 1994 roku. Pierwsza poważna odprawa celna, jaką mi powierzono – narzędzia i elektronarzędzia - faktura zawierała kilkaset pozycji towarowych przeróżnych narzędzi oraz ich części. Taryfikacja, pogrupowanie towarów według kodów taryfy celnej, policzenie ilości sztuk, wartości, ilości opakowań, mas netto i brutto oraz rozbicie kosztów transportu przy pomocy kalkulatora było tylko preludium. Później trzeba było policzyć wszystkie należności celne i podatkowe, a następnie przenieść wszystkie te dane na formularze SAD (Jednolity Dokument Administracyjny) przy pomocy maszyny do pisania z najwyższą ostrożnością, bo pomyłka oznaczała przepisywanie danych do formularzy od nowa. Ile trwało przygotowywanie takiego zgłoszenia celnego? Nie mniej niż dwa trzy dni.
Następnie kontrola w urzędzie celnym: ręczna rejestracja w księgach ewidencyjnych, sprawdzanie taryfikacji przy pomocy dwóch – grubych, jak książka telefoniczna – tomów taryfy, kontrola poprawności wyliczeń z użyciem kalkulatora. Reasumując, zajmowało to kolejne dwa dni. Potem pozostawały już tylko ewentualne poprawki po stronie agencji, zapłata długu celnego i po tygodniu importer mógł dysponować towarem.
Jeszcze kilkanaście lat temu proces obsługi celnej był niezwykle pracochłonny i czasochłonny zarówno na etapie przygotowania zgłoszeń celnych w agencjach, jak i na etapie kontroli w urzędach celnych. Generowało to kolosalne koszty po stronie importerów i eksporterów. Szczęśliwie – jeszcze w latach 90-tych – w urzędach i agencjach celnych zagościła informatyzacja. Początki były nieśmiałe i nie niosły za sobą rewolucyjnych zmian. W urzędach pojawił się system ewidencyjny INSPEKTOR, który zastąpił księgi papierowe, jednak nie zapewniał możliwości wymiany danych w czasie rzeczywistym. W agencjach zaś pojawiły się pierwsze komputerowe programy służące do przygotowywania zgłoszeń celnych. Mało doskonałe i wymagające wykonywania bardzo wielu manualnych czynności, ale były.
W kolejnych latach śledziłem uważnie postęp w dziedzinie informatyzacji procesów celnych kontynuując pracę w agencji, a później jako funkcjonariusz celny. Wdrożenie systemów celnych ZEFIR, CELINA, NCTS, czy ECS robiły wrażenie. Możliwość dostępu do danych operacji celnych z każdego miejsca w Polsce w każdej chwili i miejscu, komunikacja z agencjami drogą internetową bez konieczności tworzenia i używania formularzy papierowych – to wszystko wydawało się niesamowite. Oprogramowanie w agencjach celnych ewoluowało w ślad za nowymi systemami urzędowymi. Aplikacje do tworzenia zgłoszeń stawały się coraz bardziej zautomatyzowane, zastępując procesy manualne we wszystkich sferach, w których ingerencja agenta wydawała się zbędna. Jednak - w mojej ocenie – nasza administracja celna była zawsze krok za administracjami celnymi krajów Europy zachodniej, a agencje celne starały się tylko dostosować swoje oprogramowanie do wymagań nowych systemów wdrażanych przez organy celne.
Powrót do zawodu agenta celnego w 2008 roku w szeregach Rusak Business Services był dla mnie zupełnie nowym doświadczeniem. Pracowałem wówczas w zespole, który miał za zadanie przygotować obsługę celną działalności o wyjątkowej specyfice. Jeden środek przewozowy był wypełniony paczkami dla 10.000 indywidualnych odbiorców w Szwajcarii. Specyfikacja towarowa obejmowała około 30.000 linii, które zawierały się w około 300 kodach taryfy celnej. W latach 90-tych przygotowanie odprawy celnej dla takiej wysyłki zajęłoby więcej niż tydzień. Jednak dzięki współpracy z operatorem logistycznym oraz dostawcą oprogramowania udało nam się stworzyć interfejs, który pozwalał na bez papierowe przenoszenie danych dotyczących wysyłanych towarów z programu magazynowego WMS do naszego systemu obsługi zgłoszeń celnych. Po pierwszych wysyłkach nie mogłem uwierzyć w efekty – na kompletne przygotowanie zgłoszeń celnych wystarczało nam 8 godzin. Eksperyment się udał, a projekt był organizmem testowym do nowych pomysłów, które były wdrażane zarówno do niego, jak i kolejnych przedsięwzięć, w których skala wymagała zaangażowania w pracę dużej ilości agentów, bądź opracowania nowatorskich rozwiązań teleinformatycznych. Po dwóch latach rozwoju udało nam się skrócić czas przygotowania zgłoszeń do 1,5 godziny!
W każdym następnym projekcie chcieliśmy dać klientowi więcej. Krótszy czas przygotowania, pobieranie danych z serwera FTP klienta, komunikaty zwrotne o zakończeniu odprawy celnej na serwer FTP klienta, nowe formaty plików z danymi, automatyzacja transferów danych itd. W ten sposób obsługujemy aktualnie duże składy celne, fabryki, magazyny i całe centra logistyczne.
Po raz pierwszy w swojej karierze przekonałem się, że praca zawodowa nie musi ograniczać się do nadążania za postępem technologicznym. Mając pomysły, sprawny zespół i możliwości techniczne można zaproponować importerom i eksporterom rozwiązania, które nie tylko są w stanie sprostać wymaganiom systemów administracji celnej, ale także pozwalają uzyskać naszym zleceniodawcom kolosalne oszczędności. Agencji celnych jest wiele i każda może zaoferować przygotowywanie odpraw celnych. Sztuką nie jest jednak standardowe działanie, ale umiejętność zaprojektowania i wdrożenia rozwiązań niekonwencjonalnych.
Autor: Grzegorz Banyś, Dyrektor Regionalny Rusak Business Services